Front Desk Officer

  • Full Time
  • Bucuresti
  • This position has been filled

Front Desk Officer

Responsabilitati

Administrativ/secretariat/protocol – 40%

– activitati de protocol: primirea si servirea oaspetilor;
– raspuns interfon si primire/receptie colaboratori /clienti, precum si directionarea acestora catre persoana responsabila;
– raspuns/gestionare telefon (fix, mobil) si directionare apeluri telefonice sau oferirea informatiilor de baza;
– verificare curatenie sediu si pregatirea salilor de sedinta pentru asigurarea unei atmosfere fresh si primitoare (flori, fructe s.a.m.d.);
– alte activitati specifice de secretariat si administrative (verificare cutie postala, legatura si evidenta curier si restul contactelor administrative, receptie documente, printare/copii xerox documente, receptie/inregistrare, organizare si transmitere documente);
– evidenta si efectuare cumparaturi administrative, consumabile, produse protocol;
– evidenta si mentenanta stocuri diverse (materiale promotionale, aparatura si echipamente);
– verificare mail si directionare catre persoanele responsabile sau raspuns acestora;
– raspuns basic mail-uri cu prezentarea standard a agentie si descrierea serviciilor pe care le furnizam;
– suport si diverse postari basic SM, update-uri periodice prezentari generale pagini agentie- aferente contului de Facebook, LinkedIn, Youtube si Vimeo ale agentiei.
– oferirea unui minim de informatii despre domeniu, mai ales celor care nu au mai filmat niciodata (suport flyere prezentare si video educativ ecran TV receptie);
– oferirea suportului necesar in vederea intregistrarii persoanelor noi in platforma, indrumarea acestora pentru completarea corecta a fiselor de inregistrare online, in tabletele de la receptie;
– verificarea si validarea datelor introduse de acestia in platforma de casting online prin intermediul tabletelor (datele introduse in tablete se duc direct in platforma online de casting, acolo unde trebuie sa fie verificate/validate/corectate)
– directionarea acestora catre sala de casting/studio foto in vederea realizarii pozelor de catre directorul de casting/asistent casting/colegi
– verificarea periodica a:
– inregistrarii fiselor de casting/call/recall/precontracte si a celorlalte documente rezultate in urma castingurilor – sub indrumarea directa a superiorulul ierarhic.
– preluarea si transmiterea la/de la banca a documentelor financiar – contabile (extrase de cont, op-uri s.a.m.d.);
– efectuarea platilor utilitati si administrative si catre diversi furnizori/colaboratori la banca – sub indrumarea superiorulul ierarhic;
– centralizarea si verificarea corectitudinii documentelor contabile primare primite de la colegi si colaboratori/furnizori/administrative, cum sunt: facturi, chitante, deconturi;
– inregistrarea, centralizarea si arhivarea in bune conditii a documentelor financiar -contabile receptionate si verificate – tabele evidente cheltuieli lunare;
– centralizarea si transmiterea acestora lunar la departamentul contabil;
– rezolvarea problemelor minore aparute cu receptia/verificarea/clasificarea acestor documente, comunicare cu contabilitatea si colegii.

Cerinte

– Persoana serioasa, ambitioasa, implicata
– Persoana hotarata si determinata sa se dezvolte, sa creasca, sa se afirme prin fortele proprii, prin munca, dedicare, seriozitate, constienta si pregatita pentru tot ceea ce este necesar sa faca pentru a se dezvolta
– Diplomatie, politete, sociabilitate, spirit pozitiv, excelente abilitati de comunicare si relationare
– Persoana energica, cu o vointa de fier, ambitioasa
– Atitudine proactiva: initiativa in implicarea si in rezolvarea diverselor probleme care pot aparea: sa identifice cu rapiditate mai multe solutii dintre care sa o aleaga pe cea mai buna;
– Suportul si sustinerea colegilor in atingerea obiectivelor si realizarea deadline-urilor;
– studii superioare;
– OBLIGATORIU: Microsoft Office la nivel avansat – in special Outlook. Excelente abilitati de tehnoredactare;
– limba engleza – nivel avansat
– cunostinte minime de contabilitate primara.

CV-urile pot fi trimise la urmatoarea adresa: corina.diaconu@abchumancapital.ro

 

Author: admin