Invata cum sa optimizezi task-urile de la birou cu Gmail

Posted on mai 6, 2015 in Insights | 0 comments

Nu de putine ori ti s-a intamplat ca in contul de Gmail sa ai e-mail-uri necitite. Mai ales atunci cand ai e-mail-ul de serviciu via Gmail. Poate ai zeci sau chiar sute ori mii. Eu ma laudam pana de mult cu peste 1000 (multe sunt rapoarte ale unor tool-uri pe care nu le mai folosesc, newslettere, notificari) si sunt sigura ca printre ele poate s-a strecurat si ceva important. Ar fi foarte usor in Gmail sa le marchez pe toate ca citite, insa vreau sa am o situatie clara a mesajelor pe care acestea le contin. 

sursa foto: galleryhip.com

Gmail si Todoist
Conform Gmail, listele cu task-uri se bucura deja de increderea a 1 milion de utilizatori care le folosesc deja, iar plugin-ul face ordine in e-mail-ul tau. Daca compania iti permite, realizeaza un redirect: e-mail-urile de pe adresa de companie sa vina in contul de Gmail. Vei fi mai organizat, mai focusat si mai productiv.

• Salvezi e-mail-urile ca task-uri cu numai un singur click si setezi un deadline – prin urmare nu vei uita de ele.

• Vezi task-urile pentru azi, dar si pentru intreaga saptamana.

• Setezi prioritati ale task-urilor.

Tot ceea ce trebuie sa faci este sa downloadezi Todoist Gmail Plugin si sa gestionezi task-urile direct din inbox-ul Gmail. Cu un singur click adaugi un e-mail ca un task planificat caruia poti sa-i setezi feature-uri speciale: note, remindere, culori, prioritati, overview zilnic si saptamanal.

Poti folosi aplicatia Todoist Gmail Plugin pentru iOS, Android, Windows, Mac. Gestionezi to-do list din browser-ul tau, din inbox, de pe desktop sau de pe mobil.

Ce mai poti face cu Todoist:

• Sub-task-urile. Sigur ai fost coplesit de task-uri mari pe care nu stiai cum sa le spargi. Todoist iti ofera posibilitatea de a fi mai productiv prin impartirea task-urilor mari in sub-task-uri (multi-level).

• Esti notificat cand ceva se schimba, mai ales in cazul proiectelor share-uite.

• Setezi deadline-uri intr-un limbaj normal: Marti, ora 2.

• Monitorizezi productivitatea cu Todoist Karma.

• Labels and filters – pentru a deveni mai organizat si pentru a tine pasul cu workflow-ul tau.

Alte feature-uri Gmail:

2. Programeaza e-mail-uri sa se trimita la ora la care destinatarul are timp sa le citeasca. De regula, cunosti programul unui client, stii momentele cand e mai liber, prin urmare, daca e-mail-ul poate astepta vizeaza ora cea mai buna in care se va dedica mesajului.

3. Salveaza atasamentele din Gmail in Dropbox Folder. Astfel ai toate informatiile valoroase intr-un singur loc si nu depinzi de un anumit calculator pentru a le accesa.

4. Undo Send – Sigur ai trimis un e-mail si apoi ti-ai dat seama ca ai facut o greseala: un typo, o adresare incorecta, sau un reply to all. Gmail are un feature care iti permite o perioada de gratie de cateva secunde dupa ce ai trimis e-mail-ul. Acceseaza Settings, alege Labs, scroleaza si activeaza Undo Send.

Voi ce alte tool-uri de optimizare a task-urilor si a timpului folositi? Astept feedback-ul vostru intr-un comentariu.