Cum sa fac managementul timpului la job
Ai numai 24 de ore pe zi, numai 5 zile lucratoare pe saptamana si nu poti fi Superwoman sau Superman sa le faci pe toate sau sa iti permiti sa aloci prea mult timp unui task. Cheia este: prioritizeaza si renunta la tot ce iti poate distrage atentia si timpul valoros: discutiile cu colega de birou, retelele de socializare, filmuletele pe YouTube.
sursa foto: maintenance.io
Ce este managementul timpului?
Managementul timpului este procesul de gestionare si control al timpului la job pentru a inlatura activitatile neimportante. Totul cu scopul de a te afirma ca un bun profesionist pentru o promovare in cariera si pentru a te bucura mai mult de viata personala. De altfel, locul de munca devine mai placut si plin de satisfactii, gestionarea timpului te face mai productiv si mult mai increzator.
Cand este util?
Managementul timpului este o chestiune extrem de importanta daca ai o functie de management si responsabilitati pe masura – task-urile iti pot da agenda peste cap, dar si viata si echilibrul interior. Daca esti prea ocupat si ai deadline-uri foarte stricte, imaginea telefonului care suna in timp ce te straduiesti sa raspunzi la un e-mail urgent, iar colega de birou te intreaba ce sa-i raspunda clientului – nu-ti este nefamiliara. Invata sa prioritizezi, sa organizezi si sa argumentezi de ce ai ales sa faci un anumit task inaintea altora care ard si ele la randul lor.
sursa foto:Â businessandprojectplanning.blogspot.ro
Iata 10 tips-uri pentru un bun management al timpului la job:
1. Ai grija ca agenda ta de lucru sa fie bine structurata cu toate intalnirile si activitatile pentru o saptamana! Te va ajuta sa intelegi cat de mult ai de lucru si unde trebuie sa acorzi mai mult timp. Poti discuta si cu superiorul tau despre cum sa le prioritizezi si care sunt cele mai productive task-uri.
2. Orice activitate, conversatie sau intalnire care este importanta pentru succesul companiei ar trebui sa aiba un timp alocat, de preferat mai mult decat pentru alte activitati. Incearca sa respecti intervalele de timp alocate!
3. Planifica sa petreci 50% din timpul tau de la job cu activitatile si intalnirile care aduc cele mai multe rezultate!
4. Programeaza chiar si intreruperile! Adopta conceptul orelor de program si orelor de intreruperi cand dai verde tuturor colegilor care au probleme! Te poti dedica lor fara sa fii stresat de alte task-uri.
5. Dedica primele 30 de minute din fiecare zi pentru a planifica activitatea pe ziua respectiva! Nu incepe sa lucrezi pana cand nu ai programul bine definit pentru ca risti sa ai o zi haotica!
6. Rezerva cinci minute inainte de fiecare apel telefonic si task pentru a decide ce doresti sa obtii. Acest lucru te va ajuta sa stii cum va arata succesul inainte de a-l obtine. Te va ajuta sa reduci timpul. Rezerva cinci minute dupa fiecare apel si task pentru a determina daca rezultatul dorit a fost obtinut. Daca nu, pune-ti intrebarile: Unde am gresit? Ce am omis? Ce anume pot imbunatati la urmatorul task sau discutie telefonica?
sursa foto: stimulbrain.com
7. Pune un semn simpatic cu mesajul „Nu deranjati!” pe birou atunci cand trebuie sa te focusezi pe un task care nu suporta interupere sau amanare.
8. Nu raspunde la telefon doar pentru ca suna si prioritizeaza raspunsurile la e-mailuri! Este bine sa dai un feedback in maxim 30 de minute in care sa anunti cel putin ca te vei ocupa de task, insa aceasta nu inseamna ca trebuie sa raspunzi in timpul orelor de program la toate e-mailurile care intra in casuta ta. Incearca sa ai un timp dedicat e-mailurilor si apelurilor telefonice in fiecare zi.
9. Deconecteaza-te de la retelele de socializare! Daca scrollezi din 5 in 5 minute retelele de socializare pentru a vedea ce a mai aparut nou, vei pierde timp pretios din programul de lucru care se poate prelungi. Raspunde mesajelor doar daca este absolut necesar pentru industria, compania in care lucrezi.
10. Aminteste-ti ca este imposibil sa faci totul. Este de laudat daca 20% din activitatile tale produc 80% din rezultatele tale.
Beneficii? Devii mai practic, mai organizat, detii controlul proiectelor si sarcinilor viitoare si iti atingi obiectivele mai repede. Vei avea beneficii si pentru sanatate. Este dovedit stiintific ca atunci cand nu iti indeplinesti sarcinile esti stresat, iar stresul afecteaza buna functionare a organismului. Un volum de munca echilibrat reduce stresul si te face mai increzator.
Guest post: Steluta Nastase
