Operator receptie

Operator receptie

Rolul este acela de a stabili o prima impresie pozitiva pentru clienți, parteneri și vizitatori. Este important ca această persoană să fie bine organizată, comunicativă, politicoasă și capabilă să gestioneze diverse sarcini administrative și de serviciu.

Acesta va fi subordonat Referentului de Resurse Umane și va lucra în strânsă colaborare cu Managementul Societatii / Managerii de departamente.

Competente:

• Capacitatea de a gestiona eficient timpul și de a face față la cererile multiple într-un mediu aglomerat de lucru.
• Cunoștințe de bază în utilizarea echipamentelor de birou, a computerelor și a software-ului de bază sunt necesare. De asemenea, este util să aibă abilități administrative pentru a gestiona programările, corespondența și alte sarcini administrative.
• Capacitatea de a se adapta la schimbările în sarcini sau priorități și de a fi flexibil în fața nevoilor în continuă schimbare ale colegilor si ale afacerii.
• Calității personale și interpersonale: seriozitate, punctualitate, responsabilitate, flexibilitate, spirit deschis, comunicativ, abilități de comunicare orală și în scris, spirit de echipă, spirit organizatoric, dinamic, orientare către rezultate și respectarea termenelor, atenție la detalii, capacitate de concentrare, confidențialitate, persoană sociabilă
• Experienta 2 ani pe un post similar (secretara, front office, asistent manager)
• Studii liceale minin (cu examanul de BAC promovat)
• Operare PC: Suita MS Office (Office 365 – Teams, Word, Outlook, Excel, etc).
• Capacitatea de a structura și aranja documente și informații într-un mod coerent și ușor de accesat;
• Capacitatea de înțelegere a documentelor contractuale si de gestionare a informațiilor sensibile

Responsabilitati:

• Întâmpinarea și îndrumarea persoanelor care pășesc în clădire către locația dorită, cum ar fi birourile, sălile de întâlniri sau alte destinații din sediu.
• Înregistrarea și confirmarea programărilor pentru întâlniri, prezentări sau alte evenimente planificate.
• Furnizarea de asistență în sarcini administrative, precum întocmirea și actualizarea documentelor, gestionarea bazelor de date și a fișierelor și alte activități administrative de rutină:
• Primirea, înregistrarea și distribuirea corespondentei zilnice (interne și externe);;
• Emiterea, expedierea, înregistrarea și centralizarea corespondenței prin aplicația Fun Courier;
• Centralizarea comenzilor în aplicațiile Uber și Bolt pentru angajați, asigurând o evidență clară a cheltuielilor, pe proiecte și departamente, în vederea descărcării acestora în contabilitate;
• Gestionarea și menținerea evidenței utilizării autoturismelor de serviciu de către colegi, pentru a asigura o înregistrare clară a cheltuielilor pe proiectele pentru care au fost solicitate;
• Gestionarea comenzilor pentru necesitățile de birou (papetărie, protocol, produse de curățenie) și monitorizarea acestora pentru a asigura o gestionare eficientă și o urmărire precisă a furnizării și a costurilor asociate.
• Colaborarea strânsă cu alte departamente ale companiei pentru a asigura o comunicare și o coordonare eficiente în cadrul organizației.
• Menținerea spațiului de recepție curat, ordonat și bine întreținut, inclusiv gestionarea stocului de materiale de birou și de consumabile.

Ne puteti trimite CV-ul pe adresa de e-mail recrutare2@abchumancapital.ro